Wie man eine effektive Sitzung leitet 4 wichtige Zutaten!

Je mehr auf dem Spiel steht, desto mehr Zeit möchten Sie natürlich in die Vorbereitung Ihrer Sitzung investieren. Und es gibt mehr vorzubereiten, als Sie vielleicht erwartet haben - und damit auch mehr, um erfolgreich zu sein!

• Bestimmen Sie Ihr Ziel: Eine offene Tür? Vielleicht, aber in der Praxis gibt es nicht viele Meetings, die mit der Beschreibung des Ziels beginnen, "warum wir hier zusammen sind". Achten Sie als Gastgeber darauf, Ihr Ziel so konkret wie möglich zu definieren und dies zu Beginn des Treffens mitzuteilen - oder noch besser, es der Einladung zum Treffen beizulegen. Beschreiben Sie darin auch die Form des Treffens: Handelt es sich um ein Brainstorming, eine Informationsveranstaltung oder wollen Sie eine Debatte führen?

• Online oder offline tagen: Müssen Sie einen Sitzungsraum reservieren? Wie wäre es, wenn dieselbe Sitzung online über eine Telefonkonferenz, Skype oder einen Livestream abgehalten werden könnte? Mit Hilfe von Sendsteps können die Teilnehmer online über Vorschläge abstimmen oder während kurzer Präsentationen auf Fragen antworten. Wenn Technologie eine Alternative für Ihr physisches Meeting sein kann, dann denken Sie an die Kosten, die Sie in Bezug auf Zeit und Reisekosten sparen können!

• Wer nimmt teil?: Überlegen Sie, wer zu Ihrem Treffen eingeladen wird. Wählen Sie strategisch aus und achten Sie auf die Rollen der Teammitglieder. Welche Kollegen verfügen über ein großes Netzwerk? Wer ist ein Fachexperte? Gibt es ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Introvertierten und Extravertierten? Unser kürzlich erschienener Blog zum Thema "Wie man Vertrauen am Arbeitsplatz aufbaut" könnte Ihnen weitere Anregungen geben.

• Umfrage vor der Sitzung: Wenn Ihre Ziele klar sind, wenn Sie wissen, wer teilnimmt und wie Ihre Sitzung abläuft, sollten Sie eine kurze Umfrage vor der Sitzung durchführen: Auf diese Weise können Sie die Erwartungen aller Teilnehmer erfassen. Auf diese Weise können Sie in den Tagen vor der Sitzung die Sitzung noch besser auf den Informationsbedarf der Teilnehmer abstimmen. Für diejenigen, die ein [kostenloses] Sendsteps-Konto haben - schauen Sie sich die Sendsteps-Umfrage-Funktion an und legen Sie sofort los.

Ein komfortabler Raum hilft uns, uns zu konzentrieren und uns zu inspirieren. Schauen wir uns also an, was man in Ihrem Besprechungsraum verbessern kann. Der Raum: Zunächst einmal schafft ein aufgeräumter Raum auch Platz in Ihrem Kopf. In einer Reihe von Studien haben Pflanzen auch ihre positive Wirkung auf den Arbeitsplatz bewiesen. Laut dem US-Professor Roger Ulrich: "Sie ziehen die Aufmerksamkeit ohne Anstrengung auf sich und rufen positive Emotionen hervor, die jeweils die Erneuerung der Konzentrationsfähigkeit fördern und den Stressprozess unterbrechen können".

Haben Sie bei der Beantwortung der Frage, wie Sie eine Sitzung leiten sollen, schon einmal den Faktor "Farbe" berücksichtigt? Nun, Sie können sogar das Farbschema in Ihrem Besprechungsraum anpassen. Die skandinavische Hotelkette Radisson SAS hat den Faktor Farbe bei der Gestaltung ihrer Tagungsräume in Hotels sehr ernst genommen: "Jede Farbe hat sowohl einen körperlichen als auch einen geistigen Einfluss auf unser Wohlbefinden und unsere allgemeine Gesundheit". Helle Farben machen Lust, sich stärker zu engagieren, Naturfarben drücken Harmonie und Zuverlässigkeit aus und Grün in all seinen Schattierungen steht für Innovation und Optimismus.

Seien Sie sich schließlich bewusst, welchen Einfluss Ihre Sitzordnung auf das Treffen hat. Wenn Sie als Gastgeber am Ende des Treffens eine Entscheidung treffen wollen, sollten Sie am Kopfende des Tisches sitzen. Wenn Sie jedoch eher ein Brainstorming durchführen möchten, ist es sinnvoller, jemand anderen am Kopf des Tisches Platz nehmen zu lassen. Oder einen runden Tisch zu nutzen. Oder wie in vielen japanischen Besprechungen: Verzichten Sie auf Tisch und Stuhl und halten Sie eine Sitzung im Stehen ab. Laut Forbes verkürzt dies die Besprechungszeit sogar um 36 %!

Die Ausweichmöglichkeiten für Meetings: Wenn Ihr eigenes Büro einfach nicht der inspirierendste Ort ist oder Sie nicht über den nötigen Platz verfügen, um größere Gruppen zu empfangen, dann gibt es Hunderte von Alternativen. In größeren Städten werden immer mehr kleinere Tagungsräume angeboten, die die Atmosphäre eines Wohnzimmers haben. In Amsterdam ist das Singel 80 ein gutes Beispiel für einen Tagungsraum im Stil eines Wohnzimmers in einem alten Grachtenhaus. Neben beliebten Tagungszentren wie Seats2meet.com und Spaces bieten auch internationale Hotelketten wie citizenM und The Student Hotel kreative und unterhaltsame Orte für Meetings an. Verlassen Sie Ihr Büro und verlassen Sie Ihre Komfortzone!

Nachdem Sie nun sowohl den Inhalt als auch den Tagungsort vorbereitet und organisiert haben, ist es Zeit für die eigentliche Tagung. Der Faktor "Zeit" ist einer der wichtigsten Einflussfaktoren für den Erfolg Ihres Meetings. Deshalb werfen wir einen genaueren Blick auf clevere Zeitmanagement-Tricks: Wann treffen Sie sich: Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt in der Woche für Ihre Besprechung. Montags ist nach dem Wochenende oft viel zu tun, und freitags ist die Energie oft geringer. Wählen Sie also einen Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag.

Teilnehmer neigen dazu, nach 45 Minuten die Konzentration zu verlieren. Planen Sie also eine Stunde ein und versuchen Sie, sie in 45 Minuten zu packen. Auch der Zeitpunkt des Tages ist wichtig. Bei Besprechungen am frühen Morgen geht oft Zeit verloren, weil die Teilnehmer noch einen Kaffee trinken müssen, die Kollegen wegen des Verkehrs zu spät kommen oder die Kollegen noch nicht wach sind. Am späten Vormittag sind die Menschen jedoch am wachsten und daher ein guter Zeitpunkt für ein Treffen. Planen Sie die Besprechung jedoch nicht zu nahe an der Mittagszeit; die Besprechung könnte sich unnötig in die Länge ziehen, weil die Kollegen die Mittagszeit als zusätzliche Besprechungszeit nutzen wollen. Es bleibt abzuwarten, wie effektiv diese zusätzliche Zeit ist und wie stark die Entscheidungen ausfallen werden.

Verwaltung der Redezeit: Beauftragen Sie einen Zeitnehmer, der darauf achtet, dass die Zeitvorgaben der Tagesordnung eingehalten werden. Kündigen Sie ihn oder sie im Voraus an, damit die Teilnehmer mit der Rolle der Person vertraut sind. Sie können verhindern, dass einzelne Personen das Gespräch an sich reißen, indem Sie nicht nur den Vorsitz führen, sondern auch die Technologie nutzen. Mit Sendsteps können Sie während einer Besprechung schnell Daten sammeln. Zum Beispiel durch die Teilnehmer abstimmen zu lassen über ihr Smartphone gegenüber Live-Reflexionen einzelner Teilnehmer. Sobald die Ergebnisse auf dem Bildschirm zu sehen sind, können Sie sich Zeit für eine allgemeine Diskussion über die Ergebnisse nehmen.

Auf dieselbe Weise können Sie die Teilnehmer auch Fragen einsenden lassen, die nicht unbedingt während des Treffens beantwortet werden müssen; Sie können jedoch die wichtigsten herausfiltern und den Rest zu einem späteren Zeitpunkt beantworten. Vielleicht möchten Sie sogar einen "Sidekick" ernennen, ein Teammitglied, das alle eingehenden Nachrichten über die Sendsteps Meldungsfilter überwacht und unterbricht, sobald es interessante Inhalte zu teilen gibt.

Nach dem Ende Ihres gut vorbereiteten Treffens sollten Sie noch ein paar letzte Aktivitäten durchführen.

• Eigenverantwortung schaffen: Anstatt Ihre eigene Arbeit aus einer Besprechung heraus zu machen, sollten Sie sicherstellen, dass die Aktivitäten einzelnen Teilnehmern zugewiesen werden. Dadurch wird nicht nur Ihre Arbeit weniger, sondern Sie können auch leicht die Verantwortung für ein Projekt oder eine Aktivität übernehmen. Es ist auch hilfreich, nach der Besprechung eine kurze Liste mit den Ergebnissen zu verteilen. Das ist etwas anderes als ein Protokoll: kompakter und auf den Punkt gebracht. Kombinieren Sie diese Notizen mit einigen Ihrer Umfrage- und Evaluierungsergebnisse, und die Teilnehmer werden sich darauf freuen, an Ihrer nächsten Sitzung teilzunehmen. Und Sie haben ihnen gezeigt, wie man eine effektive Besprechung durchführt!

• Auswerten: Machen Sie in Ihrem letzten Tagesordnungspunkt kurz eine Runde und fragen Sie die Teilnehmer, "was gut gelaufen ist und was man in der nächsten Sitzung verbessern kann". Alternativ können Sie dies auch tun, indem Sie Ihre Teilnehmer bitten, einen kurzen Online-Fragebogen auszufüllen [z. B. über die Sendsteps Umfrage-Funktion]. Wenn Sie die Teilnehmer bitten, die Sitzung zu bewerten, erhalten Sie nicht nur mehr Antworten ["Ihre Teilnehmer haben morgen früh alle etwas anderes zu tun"], sondern auch höhere Bewertungsergebnisse.